Kategori: Protokoll

Konstituerande styrelsemöte 4 mars 2019

Konstituernade styrelsemöte
Hulta Samfällighet
4 Mars 2019

Närvarande:
Peter Gaestadius, Anette Eliesersson, Carl Stintzing, Annica Andreasson, Åke Thim, Johanna Östling, Mats Gillqvist, Sofia Tunerstedt och Patrik Johansson

§ 1 Mötets öppnande

Ordförande Peter Gaestadius förklarar mötet öppnat

§ Val av sekreterare

Carl Stintzing utses till mötessekreterare

§ Val av justeringsman

Peter Gaestadius utses till justeringsman

§ Godkännande av dagordning

Dagordning godkänns

§ Konstituerande

– Till vice ordförande utses Anette Elieserson
– Till sekreterare utses Carl Stintzing
– Till kassör utses Annica Andreasson
– Johanna Östling utses till vägansvarig tillsammans med Åke Thim (sittande)
– Mats Gillqvist utses till ledamot,
– Sofia Tunerstedt och Patrik Johansson utses till suppleanger.

§ Firmatecknare

Styrelsen beslutade att Peter Gaestadius persnr,  Anette Eliesersson persnr och Annica Andreasson persnr äger rätt att teckna föreningen gemensamt två i förening.

§ Övriga frågor

Datum för Hultadagen sätts till lördag 24 augusti
Datum för Höstmöte sätts till tisdag 17 september 19.00 Åsa IP föreningslokal.

§ Kommande styrelsemöten

– Tisd 14 Maj 19.00 hos Anette Eliesersson, Mossvägen 28
– Tisd 10 september 19.00 hos Peter Gaestadius,Hultavägen 26
– Tisd 12 november 19.00 hos Peter Gaestadius, Hultavägen 26
– Tisd 14 januari 19.00 hos Carl Stintzing, Hultavägen 69

§ Mötets avslutande

Ordförande förklarade mötet avslutat. 

…………………………………….                             ……………………………………………..

Carl Stintzing – Sekreterare                Peter Gaestadius – Justeringsman

Föreningsstämma 2019

Protokoll

Årstämma

Hulta samfällighetsförening

3 mars 2019

 

  1. Mötets öppnande

– Carl Stintzing öppnade mötet.

 

  1. Val av ordförande för stämman

– Carl Stintzing utsågs till ordförande.

 

  1. Val av sekreterare för stämman

– Marcus Wennergren utsågs till sekreterare.

 

  1. Val av två justeringsmän tillika rösträknare

– Andreas Thyr & Erland Bertolino utsågs till justeringsmän.

 

  1. Framläggande av årsredovisningen inklusive förvaltningsberättelse

– Ordföranden gick igenom förvaltningsberättelsen.

– Diskussion gällande arbete med vattenskadan på Hultavägen.

– Då föreningen stod för kostnaden ska argument och resonemang kring ärendet dokumenteras.

 

  1. Revisorernas berättelse

– Inga anmärkningar från revisorerna.

– Styrelsen föreslås ansvarsfrihet.

 

  1. Godkännande av resultat- o. balansräkning, samt disposition av årets resultat

– Stämman godkänner resultat- balansräkning och årets resultat.

 

  1. Ansvarsfrihet för styrelsen för det gångna året

– Styrelsen gavs ansvarsfrihet för det gångna året.

 

  1. Motion och omröstning angående arvoden

– Ordföranden läste upp motionen gällande arvoden; Max arvode att fördelas fritt; 45 000 kr + arbetsgivaravgifter + sociala avgifter.

– Ordföranden läste upp styrelsens förslag, i stort sett detsamma, men där skrivningen Vi föreslår också att arvoden inte betalas till funktionärer utanför styrelsen, såsom revisorer eller valberedning. Dessa bör vara helt fristående och betraktas som hedersuppdrag tagits bort.

– Arbetsgruppens förslag klubbades efter rösträkning 8 mot 4

 

10 Omröstning angående deposition vid nybyggnation

– Skrivning i vägregler gällande deposition vid nybyggnation ändras. 10 000 kr betalas endast in om byggherren vet med sig att transporter kommer överstiga regler för BK2 Väg. Krav på inspektion kvarstår.

– Länk till transportstyrelsen gällande regler för BK2-vägar mm läggs upp på hemsidan.

 

  1. Styrelsens förslag till utgifts- o. inkomstbudget samt förfallodatum för årsavgift.

– Förfallodatum för medlemsavgift sätts till 31/5.

– Budgeten godkändes av stämmans deltagare.

– Styrelsen ser över möjligheten att skicka faktura via mail

– Styrelsen ser över möjlighet att samla in fler mailadresser via hemsidan.

 

  1. Val av ledamöter och ersättare till styrelsen

– Peter Gaestadius valdes till ordförande för Hulta Samfällighetsförening.

– Anette Eliesersson utsågs till ledamot

– Mats Gillqvist utsågs till ledamot

– Johanna Östling utsågs till ledamot

– Sofia Tunerstedt utsågs till suppleant

– Patrik Johansson utsågs till suppleant

– Carl Stintzing utsågs till ledamot

– Annica Andreasson utsågs till ledamot

– Åke Thim sitter kvar som ledamot/vägansvarig

 

  1. Val revisorer och revisorssuppleang

– Sittande revisor och revisorssuppleang, Lars Jakobsson och Michael Kaul får förnyat förtroende.

 

  1. Val av valberedning

– Sittande valberedning Erland Bertolino, Lotta Lindhe får förlängt uppdrag. Eventuellt ansluter Thomas Andersson.

 

  1. Övriga frågor

– Inga övriga frågor framkom under mötet

 

  1. Mötets avslutande

– Ordföranden avslutade mötet.

 

 

……………….………….                          ……………………………

Carl Stintzing                                           Marcus Wennergren

Ordförande                                               Sekreterare

 

 

 

…………………………                            …..…………………………

Erland Bertolino                                      Andreas Thyr

Justeringsman                                          Justeringsman

 

Styrelsemöte 27 januari 2019

Protokoll styrelsemöte 27 januari 2019

 Närvarande: Åke Thim, Carl Stintzing, Sofia Tunerstedt

Annika Andreasson.

Mötesordförande: Sofia Tunerstedt

Mötessekreterare: Carl Stintzing

Formalia

– Mötets förklaras öppnat

– Kallelse och dagordning godkännes

– Åke Thim utses till justeringsman

– Föregående styrelsemötesprotokoll gås igenom

Inledande

– Ordförande presenterar förvaltningsberättelsen

– Vi har inga anmälda önskemål från föreningsmedlemmar

Vägfrågor

Information ges om planerade och genomförda åtgärder på vägnätet sedan senaste mötet: Sandahls har asfalterat delar av våra vägsträckor i oktober. I samband med detta ska problem med vatten på vägen i första backen, Mossvägen vara åtgärdat. Vi har äntligen fått klarhet i var vattnet kommer ifrån på Hultavägen 11-13. Trädrötter från en björk hade växt in i och krossat nedlagd kulvert. Styrelsen utreder ansvarsfrågan.

I styrelsens arbetsbeskrivning anges att man ska upprätta en förvaltningsplan för 5 år. Då vägarna är i mycket gott skick och då tidigare 5-årsplan inte följts konstaterar vi att arbetsbeskrivningen bör korrigeras. Vägansvariga tittar på vägarna i vår tillsammans med Sandahls och gör en gradering för de kommande tre åren. Ingen asfaltering kommer behöva göras under 2019 och vägarna är i såpass gott skick att inget beslut behöver tas.

Under vägregler på hemsidan anges att:

Om du skall bygga till eller göra något annat på din fastighet som betyder tunga transporter, behöver du alltså ha dispens… …Dispens ges generellt om du… …betalar en depositionsavgift på 10.000 kr och inspekterar vägen ihop med de vägansvariga före och efter de planerade arbetena.

Då deposition i realiteten sällan eller aldrig erlagts föreslår styrelsen att denna skrivning tas bort, att dispens behövs enbart om fordonet inte klarar BK2, men att kravet på inspektion kvarstår. Vi röstar om detta på stämman.

Ekonomi

– Vi går igenom årsredovisningen för förkortat räkenskapsår 2018

– Vi tittar på och godkänner budgetförslaget för nästa 2019.

– Vi tar beslut om arvoden inom styrelsen. Arvoden för perioden blir lägre än förväntat ca

45 000 (ink sociala avgifter) att jämföra med budgeterade 60 000, då flera styrelsemedlemmar delvis avstår från arvode.

– För att underlätta för kassör skickar firmatecknare förfrågan till skatteverket om att kassör kan vara deklarationsansvarig.

Motioner

– Styrelsen beslutar att lämna en kompletterande motion ang. arvoden till stämman. Motionen är i princip den samma vad gäller kostnadstak men styrelsen vill ta bort skrivningen: Inga övriga funktionärer erhåller arvoden.

– Styrelsen lägger ingen motion angående dagvatten då vi tolkar det som att det krävs en ny förrättning om dagvatten ska bli vägföreningens ansvarsområde. I förrättningen står det hur som helst att man rekommenderar att området bildar en vattenförening som ser över dagvattnet men konsensus kunde inte nås 2001.

Styrelsen lägger ingen motion angående belysningsfrågor då vi är osäkra på vad föreningsmedlemmarna vill. Vi har fått olika signaler från boende. Vissa efterfrågar en gemensam standard, andra vill ha det mörkt och en vacker stjärnhimmel. Det kan också vara så att frågan redan är utredd tidigare under 2000-talet?

Övriga frågor

Valberedningen är informerade om vilka i styrelsen som avgår och vilka som kan tänka sig ett förlängt förtroende. Valberedningen ämnar rekrytera i februari.

 

Mötesordförande            Mötesekreterare            Justeringsman

Sofia Tunerstedt               Carl Stintzing                Åke Thim